【4W Strategies】利用Google Calendar輕鬆掌握同事行程! 跨出WFH第一步

拖拉式功能、視覺化介面、跨裝置存取、與 Google Workspace 完美整合,Calendar 協助員工在安排行程上更有效率,將更多時間專注於工作本身
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Google Calendar(日曆)應該是整個 Google Workspace (原 G Suite) 中,僅次於 Gmail 最常被使用的功能,若是平常有在透過行事曆安排自己行程的人,肯定了解擁有拖拉式(Drag & Drop)功能視覺化介面跨裝置存取等功能的日曆有多強大,更不用提與 Google Workspace 完美整合的服務,使用者能輕易將 Gmail、聯絡人、雲端硬碟以及通訊工具 Google Chat 的資料直接串接,讓使用者能將更多時間專注於工作。





隨著新型冠狀病毒疫情擴散,為保障員工的健康,不少企業在年後紛紛採取在家工作(Work From Home)的策略;然而,在沒有配套措施的情況下採取遠距工作(Remote Work)有機會造成工作效率低落、團隊間無法有效溝通。在上篇文章中,思想科技的建議是儘快打造新的企業文化 – 「Work From Anywhere, Anytime, On Any Device」,讓員工習慣雲端工具對於工作環境所帶來的改變,而 Google Calendar(日曆),就是很好的嘗試。

接下來,我們將透過幾個公司中常見的情境設定,協助了解在遙距工作時如何更好的運用日曆,團隊合作無隔閡!


輕鬆掌握同事行程,安排會議更輕鬆

「Mark呢?一會就要跟上司開會,不是說好 10:30 要先rehearsal 嗎?」

「他剛剛好像跟 Eddy 一起出門,大概 10 分鐘前。」

「搞什麼啊!打電話也沒接,一會的會議怎麼辦!!!」

WhatsApp 訊息:「Sorry! 我忘記今天要開會了,現在我在客戶那,你們先開始不用等我!」

過去日曆尚未與他人共享時,我們只能口頭確認彼此可以的時間,並約定好當天的會議行程,在這樣的情況下,安排會議有一項最大的硬體限制會議的雙方(或多方)都要在現場一旦有其中一人不在,將無法知道他當天行程,也就無法順利安排會議,當會議規模越大,則需要同時在現場的人就越多,難度也更大。

透過 Google Calendar(日曆),同組織(企業)內的員工可以輕鬆掌握彼此的時間安排,順利找出與會人員都有空的時段,並直接在日曆內發送會議邀請,如此一來同事間不用再浪費時間等待,若要針對會議進行彩排也更容易。


與 Google Workspace 無縫串接

與 Google Workspace 服務的串接,更展現 Google 雲端服務無縫整合的強大,有時候我們可能在 email 中敲定與客戶的會議,當要在行事曆上註記時,可能不小心被某件事分心,有時回過神來就忘記要安排這場會議了!而在 Gmail,您可以直接利用旁邊的擴充工具找到 Google Calendar,並在同一個頁面直接將會議排程,「活動標題、活動時間、邀請對象、地點、活動說明」等資訊都可以立刻輸入,減少頁面跳轉時的風險!


隨時隨地的跨裝置存取

Google Calendar 除了透過電腦操作外,若您的手機或平板電腦有下載 Google Calendar 應用程式版本,透過同步設定,您也可以直接透過手機查看及編輯行程。例如原本安排下午兩點至三點半跟客戶約產品介紹的會面,下午四點回公司開內部業務會議,但是此時時間已經三點二十五分,你已經確定趕不回去,想要更改日曆的時間並通知同事這個消息,但是筆電正在投影簡報!此時,您可以輕鬆用手機版的 App 直接修改日曆,並告知同事業務會議會用線上的方式參與,完美化解問題!

跨裝置的存取提供使用者更大的彈性,隨時隨地更新自己最新的行程安排,更可以打破空間的限制直接透過通訊工具 Google Chat 參與會議。


Google Calendar(日曆)安排會議的十大優點:

一、掌握同事當週工作行程,輕鬆敲定空檔時段

二、活動前 10 分鐘自動提醒 (可自行設定提醒時間)

三、即使不在辦公室,與 Hangouts 的整合同事也能透過視訊或語音加入會議

四、視覺化圖表更清楚呈現同事哪個時段已被佔據

五、一旦發送邀請,組織外部成員也能加入會議(設定雙重確認以防止誤邀)

六、設定會議資源,直接預約公司的會議室或其他空間。

七、拖拉式功能讓行程調整更便利

八、跨裝置的存取讓員工也能夠過手機或平板電腦即刻存取工作資料

九、自動根據對方時區安排會議時間

十、與 Zoom 無縫整合,即使對方無法使用 Google Hangouts 也能參與會議


思想科技認為,Google Calendar 將是企業開始遠距工作的第一步,當員工已經習慣於透過日曆安排工作行程、安排小組會議、遠端參與視訊會議,即使採取遠距辦公室(Remote Office)的策略也無需擔心,因為使用 Google Calendar 已經是遠距工作的一部份了!


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