以 Asana 為後盾,媽咪愛大幅
提升員工生產力、流程效率
與營運績效

無論是研發工程師、行銷、業務還是倉管人員,每天工作的第一件事就是打開 Asana 確認工作進度,這種重度使用 Asana 的工作氛圍,不僅促使同仁樂於嘗試新功能,遇到問題時,也是第一時間上 Asana 研究有沒有適合的解方,而且,還會透過會議向全體同仁分享使用心得,創造正向使用循環。
黃齡萱
上恩資訊, 執行長

公司簡介

2012 年,上恩資訊創辦人張瑜珊因為自身需求在台成立 My83 保險網,目標是協助新手爸媽與小資族了解保險商品,並透過「小資族聰明買保險」跟「新手爸媽諮詢站」兩個粉絲站,後者主要提供新生兒醫療諮詢與資訊分享,吸引許多粉絲分享心得與發問,爾後,更因應粉絲需求發起第一次團購,而這,便是「媽咪愛」誕生的契機。

「媽咪愛的目標族群是新手爸媽,考慮到他(她)們在忙碌的時間壓力下,只有零碎的空檔時間可以搜尋與購買所需商品,媽咪愛成立第一天就專注於 App 開發,App 更曾在台灣、香港、澳門獲得 Apple Store與Google Play 的最佳新App 殊榮。」媽咪愛執行長黃齡萱解釋,除建置與持續完善平台功能,團隊成員也十分重視客戶感受,積極從產品面、服務面優化使用體驗,如因應客戶需求將產品線從產婦與新生兒擴展到學齡兒童與全家人所需的商品服務等,卓越的產品服務與便捷易用的平台,媽咪愛的會員人數年年增加,不僅在去年突破百萬關卡,更穩居全台親子社群電商龍頭。

促成媽咪愛有今日成績的諸多原因之一是,攜手思想科技、透過 Asana 凝聚的強大協同合作能力,讓每一位同仁都可以專注在重要工作且連結到公司營運業務目標,以更安全、高效的方式管理各個工作內容與擴展業務規模。

從 Day 1 就開始,媽咪愛以 Asana 凝聚團隊向心力、協同力與創新力

「創辦人張瑜珊(Alice)在美國的工作經驗,讓她很常接觸到世界一流的、嶄新的軟體服務,Asana 便是其中一個,也因如此,公司成立初期就開始使用 Asana,時至今日,工程、行銷、業務、行政管理、客服、倉管等每一位同仁都在使用,所有的工作都透過Asana 執行與管理。」黃齡萱進一步解釋媽咪愛會使用Asana 至今的原因:首先,Asana 因應不同公司需求推出相應且可輕鬆上手的服務,舉例來說,因應公司規模推出不同版本的服務、推出繁體中文介面讓媽咪愛的倉管或外包等同仁可以輕鬆上手使用、直覺化的系統介面讓跨部門同仁可以針對任務進行協作討論,此外,還可透過訪客帳戶與外部合作夥伴跟客戶協作,「我們一開始使用的是 Personal 版本,隨著業務擴展與員工人數成長到 60 餘人,已經升級到 Starter 版本,之後會視需求持續升級使用。」

其次,Asana 定期更新平台功能服務以滿足企業的各種需求。黃齡萱以目前正當紅的人工智慧技術為例指出,Asana早在 2023 年就推出 AI 服務,例如AI智能專案健檢、AI 自動優化工作流程、AI 智能寫作助手、智慧工作管理等,團隊成員收到相關訊息後,立即展開研究、測試與分享成果,藉此優化工作效率或者是解決面臨到的挑戰。「無論是研發工程師、行銷、業務還是倉管人員,每天工作的第一件事就是打開 Asana 確認工作進度,例如,這種重度使用 Asana 的工作氛圍,不僅促使同仁樂於嘗試新功能,遇到問題時,也是第一時間上 Asana 研究有沒有適合的解方,而且,還會透過會議向全體同仁分享使用心得,創造正向使用循環。」

對媽咪愛來說,Asana 帶來的效益體現在三個面向:首先是提升跨部門協作力,根據內部統計數據,光是 2024 年 1 月至 3 月,媽咪愛平均每月的跨部門合作任務超過 2.8 萬件,其中,最常與跨部門合作的單位是產品、行銷與工程部門,協作專案則是以「促銷檔期規劃功能專案開發」最常見。舉例來說,媽咪愛透過 Asana 同步協調行銷、業務、設計、倉儲等部門的資源與時間軸,循序確認主力商品、活動形象、庫存到倉時間等,確保促銷檔期規劃如期執行;此外,媽咪愛的產品團隊常常透過 Asana 的範本讓各需求單位開出能讓工程單位理解的 Ticket,加速產品經理確認開發的功能規格,避免因為誤解或溝通不良導致無效開發、時間與成本耗費。

其次是集中化管理各項工作,截至今年第一季,媽咪愛透過 Asana 建立 114 個專案、推動近 29 萬個任務,所有任務都可以透過 Asana 進行管理,讓一線執行人員跟高階管理人員可以從不同角度檢視工作進度,大幅節省決策時間、更快回應市場趨勢黃齡萱舉例說明:「透過集中化管理、將資訊與歷程都清楚記錄在 Asana 上,無論後續是哪一位同仁接手,都可以清楚理解為什麼(Why)與目標(Goal)以加速相關作業;其次,跨部門主管在決策前也可以先到 Asana下指令、掌握資訊、決策與簽核,不用耗費時間到其他系統查詢資訊。」

最後,同時也是最重要的是,大幅提升生產力,根據統計,媽咪愛平均每個月透過 Asana自動執行工作項目為 902 件,換算成時間,等於 Asana 自動化機制一年可為媽咪愛省下 441 個工作天,讓同仁們可以專注在更多高價值的任務。

最後, Asana 原廠與合作夥伴–思想科技–亦針對媽咪愛需求提供最即時且到位的服務,例如,思想科技會定時向媽咪愛介紹 Asana 最新功能服務,也會協助跟原廠溝通,提供如開立企業發票等在地化服務,讓媽咪愛的同仁們可以聚焦在核心業務。

總的來說,在思想科技的協助下,媽咪愛可以 Asana 為堅強後盾,無後顧之憂的衝刺各項業務,以及因應市場需求彈性敏捷的推出創新服務,例如,因應龍年生育率提升推出育兒箱服務,以及持續優化社群的討論功能以更好回應孕婦的各種問題。「對我們來說,Asana 是推動各項工作的關鍵基石,思想科技則可以因應我們的需求提供服務,讓我們可以穩步朝營運目標前進。」關於 Asana 與思想科技之於媽咪愛的意義,黃齡萱如是總結。

對我們來說,Asana是推動各項工作的關鍵基石,思想科技則可以因應我們的需求提供服務,讓我們可以穩步朝營運目標前進。

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