如何提升工作敏捷度?教你快速規劃一週工作時間

在任何一個工作週間,您可能會有很多待辦事項要處理,很容易感到不知所措,甚至因為沒有按時開始專案或·不小心遺漏了專案截止日期,讓自己陷入被工作進度追逐的泥沼。

別擔心!您可以簡單透過提前計劃好您的一週工作計畫來脫離被工作追著跑的無限循環中。

可是每天都有做不完的任務和日常工作要做,我們哪裏會有幾個小時的時間提前把一週的工作項目整理好呢?,實際上,每週只需要花幾分鐘安排您的日程表幫助您更有策略地處理每一天的工作,在每一天的開始,就會確切知道自己需要完成什麼。

如果您將這個習慣納入您的日程安排中,它不僅可以幫助您減少一些壓力,還可以可能會使您更有效率,這意味著您花時間安排日程並不是浪費的,它實際上為您節省了更多時間!

我們整理了關於如何撰寫每週工作計劃的步驟:

1. 寫下所有想得到的事項

您的大腦正在應付很多待辦事項 — 要完成的項目、要記住的項目、需要跟進的人員、偶爾的突發事件等等。此外,你還有很多非工作生活中的事情要做(像是採買日用品或清理貓砂盆)

現在拿出一張空白紙,寫下您能想到的每一件需要完成的事情,不僅僅是當下需要完成的工作,還有其他所有的任務,透過文字全部記錄下來,以便更好地進行後續整理、排列和計劃。

monday.com 一週工作規劃方法一
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2. 指定截止日期

檢視剛寫下來的事項,標示每一項工作的截止日期,並對自己誠實,有些事情您認為需要在今天或明天完成,但您要問問自己:真的需要這麼快完成嗎?

如果是的話,就寫上截止日期。但如果您還有一些彈性,就不要強迫自己提前完成。同樣地,也不要將所有事情都推到最後一刻趕工,產生不必要的壓力。

對於那些沒有明確截止日期的長期專案,則可以採取兩種方式之一:指定一個理想的“開始日期”,以確保它們最終會發生;或在另一個頁面上開始一個較低優先級的待辦事項清單。

monday.com 一週工作規劃方法二
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3. 將事項記到日曆上

為每一個事項列出截止日期之後,就可以把它們都放在你的日曆上,未來一週不需要完成的項目,只需要把它們放在你更廣面的待辦事項清單上,每週規劃時參考進度即可;對於本週需要完成的任務,請標註截止日期,並指出每個任務需要多少時間,這可以幫助您考慮到其他可能出現的會議,確保您有足夠的時間完成每天計劃的所有事項。

此外,建議每個任務所需的時間稍微多預估一些,這樣在發生中斷或出現意外情況時還有額外的時間來應對。同時,別把每天的計劃排得太滿,留下一些空間可以應對突發事件,提高靈活度,這時,專案管理系統就可以派上用場!幫助您更輕鬆地處理這些事務,推薦使用 monday.com 工具來幫助您更有效地安排工作日程。

monday.com 一週工作規劃方法三
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4. 養成「規劃盤點」的好習慣

安排工作表應該像您日程上定期的會議一樣,您可以在每週結束前為下週做準備,也可以在下週開始前進行,一開始,可以先試著安排 20 分鐘來進行,看看效果如何再漸漸地加速規劃時間。

5. 設置提醒或鬧鐘

如果您是使用數位行事曆(如 Google 日曆),就能設置提醒功能,讓系統在您的手機上彈出通知或發送電子郵件提醒;如果您是使用紙本行事曆,則可以自行設定鬧鐘來提醒自己。透過這些方式,你可以確保不會遺漏任何重要的事情。

上述都是一些非常簡單易行的小技巧,每週(甚至每天)都可以幫助您更有效率,試著從下週開始,每週花五到二十分鐘規劃您的時間表,透過寫下每週工作計畫,您可以大幅提高工作效率,甚至每天都能感受到不同。

在 monday.com 一次就滿足您規劃工作的所有需求!

當您發現以上有適合您工作習慣的方法可以協助您更有策略地處理工作負荷時,您也可以試試使用 monday.com 工具來協助您的工作管理,它提供了一個易於使用的平台,讓您能夠簡單地設定每週工作計畫,並與團隊跟進共享進度。

透過 monday.com,您可以輕鬆地將每個工作項目分配給不同的團隊成員,並設定期限和提醒,以確保任務按時完成。此外,monday.com 還提供了多種圖表和報告,內建自動化功能可以幫助您更好地了解團隊的工作進展和分配,讓您更好管理規劃一週的工作,以下是其中幾個常用的自動化功能:

  1. 通知和提醒功能:monday.com 可以設定通知和提醒,例如在任務即將到期時發送通知,以確保您不會錯過任何重要的任務。

  1. 甘特圖自動更新:monday.com 的甘特圖功能可以自動更新,當您在任務中添加或刪除項目時,甘特圖會自動調整以反應更改。

  1. 自動發送電子郵件:monday.com 可以設定自動發送電子郵件,例如當您將任務分配給其他人員時,系統可以自動發送電子郵件通知該人員。

  1. 自動化工作流程:monday.com 可以與許多不同的應用程式和第三方工具進行自動化整合,您可以根據您的具體業務需求,選擇適合的工具,像是將 monday.com 中的事件自動添加到 Google 日曆中,這樣您可以輕鬆管理日曆和工作計劃,並避免漏掉任何重要事項。

這些自動化功能可以幫助您節省大量時間和精力,同時提高工作效率,尤其對於專案管理人員來說,可以讓您更輕鬆地管理任務、分配工作、追蹤進度,以及與團隊成員和客戶之間的溝通。

為什麼選擇 Master Concept?

Master Concept 思想科技是 monday.com 在香港的認證合作夥伴。我們的專家將根據您的業務需求提供產品諮詢和技術支持,確保您在使用 monday.com 時獲得最佳體驗!

資料來源:https://monday.com/blog/productivity/plan-your-week/

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