專案集管理 PPM :從上帝視角宏觀管理多個專案

在遊戲當中,有幾種常見的視角。

第一種是第一人稱視角,很多射擊遊戲都是這種,玩家可以從畫面上看到自己的手和武器,但和潛在的對手、敵人位於同一平面,很高機率會因為視覺死角 Game over。

第二種是第三人稱視角,在遊戲畫面中,玩家可以看見自己虛擬替身的後背,相較第一人稱視角可看見的範圍更加廣泛,但仍然和對手、敵人位於同一平面,還是無法觀察到戰局的全貌。

第三種俗稱上帝視角,也就是從高空俯視,常見於經營、策略類的遊戲,玩家能夠掌握潛在的危機、資源的調度,清楚地從遊戲畫面中了解完整現況。

專案集管理就是一種從上帝視角管理專案的策略。

專案集管理(Project Portfolio Management, PPM)是什麼?

專案集,又稱為專案組合,簡單來說就是許多專案的集合體。

專案集管理是一種衡量潛在專案的成功、風險,然後根據分析結果分配人力、資源和時間以最大化組織表現的策略,中心概念就是專案的集中式管理,透過一個更加宏觀的角度確保專案與組織目標的關聯性和達成率。在選擇好專案集當中的專案後,管理人員(PMO)需要積極主動監控整個專案集,當有專案表現不佳時,將可能拖累整個專案集,乃至於企業組織的整體表現,這時 PMO 就需要評估與決策哪些專案應該投入更多資源、哪些專案應該停損,這關乎的不只是單一個專案的成功與否,而是整個專案集和企業組織的健康狀態。

專案集管理 versus 專案管理

大方向上,專案集管理偏向長期的監控,任何的考量都以企業組織整體為重,從目標的制定、資源的分配、協作的範圍都較專案管理更加廣泛,涉及的角色及層面都更廣。

專案管理專案集管理
觀察期間通常是短期長期
目標制定以該專案的期望效果制定需考量企業組織整體方向
協作範圍以單一專案團隊為主、跨團隊為輔牽涉整體企業組織的不同部門
資源管理該專案被賦予可使用的資源企業組織整體的資源分配及調動
風險管理專案相關潛在的問題各個專案連動下可能對企業組織造成的策略性問題
順序調動僅限專案團隊內部的個人任務順序調動可根據企業組織策略管理、預測及追蹤各個團隊的任務優先順序
Source: 思想科技

想像您在春酒抽中的十萬元的現金獎,這可是一筆不小的數目,您考慮了很久究竟要怎麼使用這筆意外之財。經過深思熟慮,您決定拿出一萬元採購禮品送給平日對自己照顧有加的親朋好友及同事、一萬元去購買刮刮樂、三萬元儲蓄、五萬元投資。購買禮品這件事就像是一個專案,您可以就手上現有的這一萬元去規劃,要送禮給誰、送哪些禮品、是否需要負擔郵資、是否需要準備小卡片等。購買刮刮樂也像是一個專案,要去哪間彩券行、買哪種刮刮樂等。但儲蓄和投資就不一樣了,您可能會把它規劃進您整年度的理財計劃中,考慮自己的總體資產,進而決定進行哪種投資、是否加碼等等,這就像是專案集管理,是長期且包含不同理財組合,在管理時,您會考慮到自身總體的財力,而非僅僅是春酒中獎分配到的這筆獎金,您也可以依照個人的規劃隨時調動這些獎金。

Source: 思想科技

為何您應該嘗試專案集管理?

專案集管理可說是巨大工作管理系統中的一環,若能夠正確執行專案集管理,決策者將像老鷹一樣,可從高處鳥瞰,掌握企業組織整體的狀況,為達成目標做出更好的策略性規劃。專案集管理不僅讓企業組織內部的資源(無論是金錢、人力、資產)可視性更高、規劃及預測的方位更加全面,更可加速決策、提高決策合理性及精準度。

專案集管理流程

  1. 確保您的專案集與企業組織目標一致:在建立專案集前,您應該先釐清企業組織的策略性目標、OKR、及專案集的方向。
  2. 新增專案:根據前一步驟釐清的方向和目標,將所有相關專案加入專案集中。
  3. 與管理階層的專案關係人分享專案集:應提供管理階層的專案關係人一個即時更新、隨時可存取的專案集概覽。
  4. 取得即時的專案更新:即時的專案更新可供管理人員隨時找出潛在的風險及新的機會。
  5. 將專案集用於資源管理:無論是金錢、人力、資產,專案集是管理人監控整體企業組織資源的好幫手,也是未來規劃專案時的依據。

專案集管理長什麼樣子? 以 Asana 為例

在 Asana Advanced、Enterprise、Enterprise+ 版本中提供了專案集的進階功能:

其中包含了以下特色:

Source: Asana

自動總結每個專案的資料

無須點開各個專案頁面、或是自處尋找專案經理,即時深入解析多專案進度,例如花費的時間或可用預算,做出更好更快的決策!

Source: Asana

工作負荷可視化

輕鬆了解團隊成員工作負荷,查看尚有餘力及幾近過勞的人員,人員配置更妥善!

Source: Asana

即時掌握多專案的狀態進度

獲得專案集中每一個專案進度的宏觀理解。主管階層專案關係人可定期查核,確保專案如計劃推進,獲得一目了然的深入解析。

歡迎聯絡思想科技 Master Concept 專業顧問申請免費試用!

Leave Us Your Message.
We are ready to talk!

歡迎您與我們聯絡。
我們會協助您取得最佳解決方案!

歡迎您與我們聯絡。
我們會協助您取得最佳解決方案!

Leave Us Your Message.
We are ready to talk!

找不到您需要的? 加入我們的最新活動!

搶先了解
新趨勢