What’s new in Google Workspace:精準檔案共享及客製化通知提醒

隨著疫情以及政府的最新政策,遠端/混合辦公已成為未來工作的新趨勢,思想科技為您整理出最新的Google Workspace更新,這些協作功能將幫助您在遠端辦公時能隨時與同事溝通,保持高生產力。
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隨著疫情影響以及政府的最新政策,相信有不少企業都開始實施遠端辦公。為了協助所有 Google Workspace 使用者能輕鬆解決遠端辦公時可能面臨的難題,思想科技也推出最新系列的 What’s new in Google 網誌 (上一篇系列網誌請點此查看),進而分享幾項 Google Workspace 的最新產品更新,希望這些專為全新辦公型態所推出的協作功能幫助正在遠端辦公的您!

Google 雲端硬碟與精準檔案共享

管理員如今可以透過目標對象 (Target Audience) 設定協助使用者準確地與適當的部門、團隊或群組共用項目並保護企業機密資料意外外流。過去,在共享檔案時僅能選擇與擁有存取權企業內部所有知道連結的使用者分享,在這項更新後使用者將能針對部門或地區的團隊建立目標對象並進行更精準的的檔案共享,同時提升安全、簡易與準確性。目標對象群組最多可以設定五個,企業將可以根據部門 (財務部、行政部、業務部) 或是地區 (台灣、香港、日本) 等自身需求進行設定。

這項更新能幫助您:

  • 透過使資料更難以廣泛地共享以改善企業的安全狀況
  • 協助使用者與更特定、更合適的目標對象分享文件
  • 減少管理多人共用檔案請求的需求,大幅節省時間
  • 使用者能更輕鬆、簡單、高效且安全地與同事進行協作

原文連結:Google Workspace Update

Google 文件的互動與最新評論

Google Doc (文件) 在遠端辦公時是非常具有即時性的工具,使用者可以隨時隨地透過筆電、平板或行動裝置開啟並開始編輯,其共同協作功能更讓同事們能同時編輯同份檔案以縮短完成時間,上篇 What’s New in Google 提到的智能撰寫與自動拼音校正則打造了更智能的使用體驗。

Google Doc 註解 (Comment) 功能是與同事協作時非常重要的功能,主要用途是針對內文進行討論,使用者能將文字插入註解以提出意見,並 @ 同事以透過郵件指派提醒,但如果一份文件同時有多個註解,使用者將無法迅速得知哪個是這次被同事特別標註需要修改的。

本次針對註解做了兩項更新,我們希望這些更新使您能夠快速地找到重要的註解和會話並對其作修改,從而使協作更加輕鬆。

  • 藍點標記:自上次查看 Google Doc 後,新增的註解會有個藍點特別顯示,當您將鼠標停在藍點上時,將會看到 “新” 橫幅。如下圖:
  • 註解記錄:對話框中新增過濾選項,分別為「指定給您」、「全部」跟「已解決」

原文連結:Google Workspace Update

Google 日曆與更好的切割工作與休息時間

實施遠端辦公時,由於上下班的界線變得模糊,有時很難在工作與休息時間取得平衡,導致工作和休息沒有明確的界線,也會擔心沒有即時同事訊息會被誤認為在偷懶,導致陷在工作的狀態中沒完沒了。

Google 日曆的新功能「工作時間」將有效幫助您透過日曆傳達工作時間,透過設定工作時間將實際工作時間切割,讓同事知道您的工作時間以及何時能開會,當邀請您參加在非工作時間舉辦的活動,系統就會顯示通知,告訴對方該活動時間不在您的工作時間內。

操作設定:

  1. 在 Google 日曆中依序點選「設定」圖示 設定 接下來 [設定]
  2. 在左側的 [一般] 下方點選 [工作時間]
  3. 勾選 [啟用工作時間] 方塊
  4. 逐一點選您每天的工作時間。系統可能會顯示建議時間,但您還是可以透過點選時段進行變更
  5. 如要為每天設定相同的時間,請點選 [將時間複製到所有日期]

原文連結:Google Workspace Update

Google Chat 的客製化通知提醒

被 Google Chat 的通知疲勞轟炸嗎?Google 聽到您的心聲了!

隨著 Google Chat 推出更多與 Google Workspace 服務無縫串接的功能 (例如:直接透過 Google Meet 迅速開啟視訊會議),企業開始轉而使用這款專為企業開發的即時通訊工具,並根據需求建立不同的聊天室。透過在 Google Chat 以及 Gmail 的 Chat 上新增通知設置選項,您將更好地控制收到的通知量,而不是被大量的通知淹沒。

通知選項設置:

  • 一律通知:您會收到每條消息的通知,並且新消息會被標記
  • 僅針對特定訊息發出通知:您將收到使用 @ 號提及你的訊息和你追蹤的討論串,一併針對新討論串的第一則訊息發出通知
  • 關閉通知:如果有人使用 @ 號提及你,畫面上還是會顯示通知圓點

原文連結:Google Workspace Update

Google Chat 網頁版介面更新

為提供使用者更好的體驗,Google 針對網頁版 Google Chat(chat.google.com)和漸進式網路應用程式(PWA)的介面進行更新。新介面類似於 Gmail 中的 Chat 界面,為使用者提供一致的聊天體驗,並新增了一些整合功能以有效提升工作效率。 

本次更新包括:

  • 聊天室右側整合快速存取面版,提供對日曆、任務和地圖等應用的存取權限
  • 聊天室上方會出現「Chat」、「檔案」、「工作」,減少頁面跳轉的時間,直接存取共享文件
  • Search bar 方便且直接地搜尋在個人或聊天室的對話內容
  • 與 Google Meet 整合,直接開啟視訊會議
  • 個人對話或聊天室的置頂對話將分別置頂於個人對話或聊天室欄位,而不是在單獨的「置頂」區塊

原文連結:Google Workspace Update

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